Mengidentifikasi Dokumen Transaksi

Mengidentifikasi dokumen transaksi

a.       Pengertian bukti transaksi

Bukti transaksi adalah tanda,catatan atau keterangan singkat secara tertulis tentang transaksi atau peristiwa keuangan yang berisi jenis transaksi, nilai uang transaksi, tanggal terjadinya transaksi, seta pihak yang terlibat dalam transaksi tersebut.

Bentuk bukti transaksi keuangan dapat dibedaakan menjadi 2 yaitu :

-          Bukti transaksi intern yaitu bukti pencatatan yang dibuat perusahaan untuk kepentingan perusahaan sendiri dan tidak berhubungan dengan pihak luar perusahaan biasanya berupa memo.

-          Bukti transaksi intern yaitu bukti pencatatan yang terjadi antara perusahaan dan pihak di luar perusahaan.

b.      Karakteristik keabsahan bukti transaksi

-          Keabsahan formal yaitu transaksi dilakukan melalui prosedur formal yang ditunjukkan dalam bukti transaksi dengan tanda tangan pihak-pihak yang terkait dan mempunyai kewenangan untuk melakukan transaksi tersebut.

-          Keabsahan material yaitu perhitungan-perhitungan nilai uang yang terkait dengan transaksi yang bersangkutan dilakukan dengan benar sehingga menghasilkan jumlah yang seharusnya.

c.     Kegunaan bukti transaksi

Bukti transaksi dapat digunakan untuk hal-hal sebagai berikut :

-          Sebagai media yang berisikan data informasi keuangan.

-          Sebagai dasar pencatatan akuntansi.

-          Untuk mengetahui pihak yang bertanggung jawab atas timbulnya transaksi.

-          Untuk mengurangi kemungkinan kesalahan atau kekeliruan degan cara menyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan.

-          Untuk menghindari terjadinya duplikasi dalam pengumpulan data keuangan.

-          Memastikan keabsahan transaksi yang dicatat.

-          Merekam peristiwa ekonomi atau transaksi secara formal.

-          Memulai pemrosesan transaksi sesuai dengan siklus akuntansi.

-          Sebagai dasar pencatatan kedalam jurnal umum.

d.      Peralatan yang dibutuhkan untuk menyiapkan bukti transaksi

-          Alat tulis.

-          Alat hitung.

-          Mesin ketik atau komputer.

-          Alat cetak atau printer.

-          Stempel perusahaan.

-          Katalog untuk jenis dan harga barang.

-          Formulir – formulir bukti transaksi.

-          Alat – alat lain yang diperlukan.

e.       Macam – macam bukti transaksi

Adapun bukti transaksi yang digunakan perusahaan adalah sebagai berikut :

-          Kwitansi dan sus kuitansi yaitu dokumen surat tanda penerimaan uang yang ditandatangani oleh penerima uang dan diberikan kepada yang membayar uang tersebut.

-          Cek yaitu surat perintah tertulis dari pemegang rekening kepada bank untuk membayar sejumlah uang tertentu pada orang yang namanya tertulis pada surat cek tersebut.

-          Nota kontan yaitu bukti atas pembayaran terhadap sejumlah layanan yang telah di berikan oleh suatu perusahaan secara tunai.

-          Faktur yaitu tanda bukti telah terjadi pembelian atau penjualan secara kredit.

-          Nota kredit yaitu bukti bahwa penjual telah mengkredit perkiraan pelanggannya yang disebabkan oleh berbagai hal.

-          Nota debit yaitu bukti perusahaan telah mendebet perkiraan pelanggannya yang disebabkan oleh berbagai hal.

-          Bukti memorial yaitu bukti transaksi intern dalam bentuk memo dari pejabat dalam perusahaan kepada bagian akuntansi, untuk mencatat suatu peristiwa atau keadaan yang sifatnya intern.

-          Bukti kas masuk yaitu bukti intern perusahaan yang dibuat untuk mencatat semua penerimaan uang secara tunai.

-          Bukti kas keluar yaitu bukti intern perusahaan yang dibuat untuk mencatat semua pengeluaran uang secara tunai.

Menganalisa dan Memproses Dokumen Transaksi

a.      Analisis bukti transaksi merupakan proses penentuan akun dan dan pengaruhnya terhadap akun yang lain. Analisis bukti transaksi pada dasarnya meliputi kegiatan sebagai berikut :

1.   Identifikasi keabsahan fisik bukti transaksi, dalam arti menentukan pihak mana yang mmengeluarkan (intern atau ekstern) serta meneliti kebenaran identitas fisik bukti transaksi yang bersangkutan.

2.   Identifikasi transaksi dan meneliti apakah transaksi dilakukan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.

3.   Menentukan kebenaran perhitungan nilai uang yaitu dengan meneliti perhitungan yang dilakukan dan kebenaran penerapan metode yang digunakan serta peraturan perpajakan yang berlaku.

4.   Menentukan kebenaran waktu terjadinya transaksi, yaitu tanggal terjadinya transaksi yang meliputi tanggal, bulan, dan tahun.

Menyimpan Data Transaksi

a.    Peralatan pendukung penyimpanan bukti transaksi

-          Mesin penjilid

-          Stapler (hect machine stapler)

-          Pelubang kertas (punched card machine/perforator)

-          Mesin pemotong kertas (paper cuter/guillotine)

-          Mesin penghancur dokumen (shredden)

-          Lemari arsip (filing cabinet)

-          Rak penyortir

b.    Cara penyimpanan bukti transaksi

Cara penyimpanan bukti transaksi yang baikdalah sebagai berikut :

-          Bukti transaksi dikelompokkan menurut jenis bukti transaksinya.

-          Tanggal diurutkan mulai dari tanggal yang termuda atau nomor dikeluarkannya bukti transaksi.

-          Jika transaksi sering terjadi, maka pisahkan berdasarkan namanya.

-          Bukti-bukti transaksi tersebut disimpan di dalam map dan ditulis judulnya pada halaman sampul agar mudah untuk dicari jika diperlukan.

-          Simpan map tersebut dalam lemari arsip (filling cabinet) atau rak penyortir.

-          Bukti transai yang sudah tidak terpakai dapat dipindahkan ke gudang arsip atau secara berangsur-angsur dimusnahkan.

c.    Teknik penyimpanan bukti transaksi

Teknik penyimpanan bukti transaksi dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :

-          Sistem abjad (alphabetic system) yaitu sistem penyimpanan dokumen dan penemuan kembali berdasarkan abjad.

-          Sistem tanggal (chronological system) yaitu sistem penyimpanan dokumen dan penemuan kembali berdasarkan hari, tanggal, bulan, dan waktu.

-          Sistem nomor (nymeric system) yaitu sistem penyimpanan dokumen dan penemuankembali berdasarkan nomor atau angka.

-          Sistem wilayah (geographic system) yaitu sistem penyimpanan dokumen dan penemuan kembali berdasarkan wilayah atau daerah.